Если вы чувствуете, что ваш список дел бесконечен, вы не одиноки. Между попытками переключиться на отдых и балансом между работой с 9 до 5 и новой подработкой есть большая вероятность, что вы, вероятно, выполняете больше работы, чем когда-либо прежде. Как справиться с загруженностью на работе?
Применив немного стратегии и несколько умных приёмов, вы можете превратить этот огромный список в управляемый путь к успеху. Lifter собрал для вас несколько простых советов.
Как справиться с загруженностью на работе: расставьте приоритеты для своих задач
Когда у вас много дел на работе, первым шагом (после нескольких глубоких вдохов) должно стать выяснение того, что наиболее важно, а что может подождать. Легко почувствовать, что всё горит и требует немедленного вмешательства, но это редко бывает именно так. Найдите минутку и составьте список всего, что вам нужно сделать. Затем составьте список того, что нужно сделать в первую очередь. Вы можете использовать метод ABC, в котором задачи распределяются по трем категориям: задачи A являются наиболее важными, задачи B важны, но могут подождать, и задачи C необходимо выполнить, но у них нет срока.
Независимо от вашего метода сортировки, старайтесь, чтобы в вашем списке не было более двух-трёх пунктов с высоким приоритетом. Если их больше, то вряд ли вы доберётесь до них всех. Это может привести к тому, что вы почувствуете себя еще более разбитым в конце дня. А это последнее, что вам нужно.
Разбейте задачи на более мелкие этапы
После того, как вы определили несколько ключевых задач, которые вам нужно сделать, пришло время разбить их на более мелкие шаги. На самом деле есть много всего, что можно сделать из, казалось бы, простых дел! Разбивая все на маленькие шаги, вы создаете структуру для своего мозга, позволяющую легко обрабатывать то, что вам нужно сделать, и экономите время на прокрастинации.
Например, вместо того, чтобы перечислять процесс адаптации как один элемент, гораздо эффективнее разбить его на ключевые этапы, такие как настройка ИТ, обновление любой документации от вашего последнего сотрудника и организация встреч один на один в течение его первой недели. Разбивка более крупных задач на три-пять выполнимых шагов также позволяет вам проверять всё и видеть прогресс по мере выполнения, помогая вам сохранять мотивацию.
Как справиться с загруженностью на работе: установите реалистичные сроки
Если вы считаете себя перфекционистом или хроническим прокрастинатором, этот следующий шаг сделан для вас! Когда вы утопаете в работе и чувствуете себя разбитым, легко выполнить шаги 1 и 2, описанные выше, и составить красивый список приоритетов и следующих шагов. Проблема в том, что, начав прорабатывать каждый элемент, вы можете обнаружить, что это совершенно нереально. Независимо от того, склонны ли вы недооценивать, сколько времени у вас займёт что-то, или любите ставить высокие цели в сжатые сроки, вы только настраиваете себя на неудачу.
После того, как вы выровняли свои приоритеты, используйте этот шаг, чтобы честно подумать о том, как вы выполняли аналогичные задачи в прошлом. Затем определите, что вам следует подготовить на этот раз. Вам нужно дополнительное время? Можете ли вы совмещать это дело с другими задачами? Есть ли вероятность того, что вы недооцениваете масштабы? Если вы сомневаетесь, предположите, что что-то займёт больше времени и вам нужно выполнить больше шагов. В лучшем случае вы закончите раньше срока!
Реализуйте свою любимую стратегию тайм-менеджмента
Вы наверняка слышали о дюжине стратегий тайм-менеджмента, но они существуют не просто так. Например, техника «Помидора» предполагает, что вы концентрируетесь в течение 25 минут, а затем делаете 5-минутный перерыв во время перерывов в работе. Взгляните на свой список дел в его нынешнем виде, с указанием ваших приоритетов и целей, и определите, как вы можете реально выполнить каждый пункт.
Какую стратегию тайм-менеджмента вы можете реализовать, чтобы 1) помочь вам в выполнении задач и 2) предотвратить выгорание? Вы можете использовать множество различных стратегий, но, обеспечив себе некоторую структуру, вы сможете сделать гораздо больше и в конце дня чувствовать себя более продуктивно (беспроигрышный вариант!). Кроме того, уходя после работы, вы будете уверены, что хорошо использовали своё время и у вас ещё было много перерывов.
Как справиться с загруженностью на работе: автоматизируйте, где это возможно
Мы живём в славное время, когда технологии могут помочь нам множеством способов, особенно когда дело касается работы. Если у вас много дел, и вы постоянно спрашиваете себя: «Как мне ограничить свой список дел?!», обязательно потратьте несколько минут, чтобы убедиться, что вы автоматизируете всё, где это возможно.
Это может выглядеть как планирование отправки электронных писем на более позднее время, чтобы вы могли работать в удобное для вас время, или использование инструмента управления социальными сетями для одновременного планирования всего вашего контента. Всегда стоит поискать способы автоматизировать свою рабочую нагрузку и исключить рутинные задачи из своего списка дел.
К примеру, если вам нужно делать красивые фото для статей/соцсетей и т.д., воспользуйтесь редактором Canva. Там много бесплатных и красивых шаблонов.
Попросите помощи у других
Если вы чувствуете себя перегруженным рабочей нагрузкой даже после того, как расставили приоритеты и использовали лучшую стратегию управления временем, возможно, пришло время обратиться за помощью. Попросите стажёра или коллегу оказать поддержку в проекте, взяв на себя некоторые основные аспекты, чтобы вы могли сосредоточиться на более важных вещах, позволяя своему менеджеру помочь вам расставить приоритеты, чтобы вы вложили свою энергию в наиболее важные проекты. Или попросите коллег поделиться своими навыками, где это возможно.
Если вы работаете не по найму, подумайте о том, чтобы привлечь дополнительную пару рук. Вы можете передать на аутсорсинг задачи, которые отнимают драгоценное время (например, бухгалтерский учёт или редактирование), где это возможно. Просить о помощи – не слабость – это разумная стратегия управления временем!
Скажите «нет» дополнительной работе, на которую у вас нет времени
Если вы знаете, что у вас нет времени и сил, чётко сообщите об этом. Вы имеете право уважительно отказаться от любой дополнительной работы. Но если вы воодушевлены возможностью и всё равно хотите ею воспользоваться, обязательно сначала определите что-то ещё, что можно удалить из вашего списка. Философия «один вход – один выход» работает не только в вашем шкафу!
Возможно, вы вообще хотите поменять профессию? Здесь мы делились руководством, что нужно сделать для этого.
