Представьте себе сцену: вы лежите на пляже, в одной руке коктейль, в другой – книга, и вдруг слышите, как пикает ваш телефон. Это рабочее письмо – вы проверяете его или бросаете телефон обратно в пляжную сумку, сделав еще один глоток мохито? Если последнее, то вы молодцы! Вы в отпуске и по праву заслуживаете того, чтобы вас оставили в покое. Однако многие люди считают слишком заманчивым проверить свой рабочий почтовый ящик. Итак, пришло время узнать, что можно и чего нельзя делать в отпуске.
Зара Истон, эксперт по карьере в LinkedIn, поделилась своими советами по соблюдению этикета за пределами офиса. Lifter расскажет вам об этих правилах.
Что нужно делать в отпуске
- Определите ожидания перед поездкой. «Заранее сообщите своей команде, когда вы будете отсутствовать и насколько «онлайн» вы планируете быть», – рекомендует Истон. «Если вы вообще не будете проверять электронную почту, так и скажите», – советует Истон. «Если вы будете заглядывать в нее время от времени, тоже скажите об этом. Если с вами можно будет связаться в экстренном случае, объясните, что это значит.
- Доверяйте своей команде. Нам всем нравится думать, что без нас все развалится, но это вредное мнение, которое только помешает вам в полной мере насладиться отдыхом. «Если вы все спланировали заранее и передали дела должным образом, позвольте себе отключиться», – говорит Истон. «У них все получится».
- Установите автоответчик. Конечно, мгновенный ответный пинг, сообщающий, что человек, с которым вы пытаетесь связаться, не доступен в течение еще одной недели, сбивает с толку, но еще хуже – не получить никакого сообщения вообще, поэтому, уезжая в отпуск, обязательно установите автоматический ответ. Таким образом, вы не дадите людям задаваться вопросом, почему вы не отвечаете им, и отправлять множество раздражающих последующих писем в течение всей недели. «Составление эффективного автоответчика может показаться незначительной задачей. Но на самом деле это важнейшая часть поддержания бесперебойной связи во время вашего отсутствия», – говорит Истон.
- Создайте идеальное сообщение. Истон говорит, что лучшие сообщения об отпуске сразу переходят к делу: «Укажите дату, когда вы вернетесь, и с кем следует связаться в ваше отсутствие». Простое, структурированное сообщение поможет получателю быстро получить то, что ему нужно. Если возможно, всегда указывайте коллегу или командный почтовый ящик для срочных вопросов. Это позволит обеспечить бесперебойную работу рабочих процессов и не даст людям почувствовать себя в затруднительном положении.
- Сделайте паузу, прежде чем нажать кнопку «Отправить». Если вы знаете, что кто-то из вашей команды находится в отпуске, оставьте его в покое. Спросите себя: «Нужно ли это отправлять сейчас?» – говорит Истон. Если оно не требует отлагательств, добавьте его в черновик или в список «на доработку».
- Если письмо срочное, используйте четкие темы. «Что-то вроде «Когда вернетесь, сейчас никаких действий не требуется» – полезный способ держать людей в курсе, одновременно давая им понять, что вы не ждете ответа», – говорит Истон.
- Но на самом деле большинство вещей могут подождать. «Даже если вы делитесь хорошими новостями, подумайте, а не заставит ли ваше сообщение вернуться в рабочий режим», – говорит Истон. «Иногда самое доброе, что вы можете сделать, – это дать им спокойно насладиться отпуском».
Чего нельзя делать в отпуске
- Чувствовать себя виноватым. «Вы имеете право на отпуск, и правильное его проведение идет на пользу всем. Вы возвращаетесь более ясными, спокойными и лучше справляетесь со своей работой», – говорит Истон.
- Заглядывать и выходить. «Спорадические ответы часто создают еще большую путаницу и посылают неоднозначные сообщения», – говорит Истон. «Если вы недоступны, так и оставайтесь недоступным. Ваше благополучие – это не то, что можно поставить под угрозу».
- Создавать культуру постоянного присутствия на рабочем месте. «Если вы занимаете руководящую должность и продолжаете отвечать на электронные письма, находясь в отпуске, другие могут почувствовать давление, заставляющее их делать то же самое, даже если им действительно нужен перерыв и отпуск», – говорит Истон.
- Излишне делиться информацией в своем отпуске. Остроумные реплики и мемы могут показаться безобидной забавой, но Истон советует сохранять профессиональный, но дружелюбный тон для внешних получателей. «Возможно, вы захотите сказать: «Я уезжаю в солнечную Испанию на две недели сангрии и сиесты», но оставьте это для внутреннего чата», – говорит Истон. Но даже в этом случае подумайте о том, кто может увидеть ваше внутреннее сообщение – неужели вы будете не против, если ваш генеральный директор прочитает вашу язвительную шутку о том, как хорошо вырваться из оков работы?
- Давайте обещания, которые не сможете выполнить. «Скажите в своем сообщении «Я отвечу вам немедленно по возвращении» может быть нереально, если в первый день после возвращения вы, скорее всего, столкнетесь с отставанием от графика», – говорит Истон. Лучше сформулировать более гибкие ожидания, например, «Я свяжусь с вами, как только смогу, после возвращения».
- Забыть выключить автоматическое сообщение. «Странно получать неактуальное сообщение от человека, который вернулся неделю назад. И это может заставить вас выглядеть неорганизованным», – говорит Истон.
- Отправлять отдыхающим коллегам сообщения, чтобы держать их в курсе событий. Когда дело доходит до отправки электронных писем своим коллегам, находящимся в отпуске, воздержитесь от предположений, что они захотят быть в курсе событий. «Это может показаться эффективным, но это нарушает их отдых и редко приводит к лучшим результатам», – говорит Истон. «Вне офиса» должно означать именно это. Уважение к чьему-то времени отдыха – это тонкий, но действенный способ поддержать более здоровую рабочую культуру».
Ранее мы рассказывали о «безобидной» привычке, которая на самом деле убивает вашу продуктивность
