Написання офіційних документів найчастіше необхідне на роботі або навчанні. Щоб не потрапити в незручну ситуацію, коли ваш текст сповнений різноманітних помилок — розгляньмо, яким має бути діловий лист?
Структура листа
В кожному листі, незалежно від його теми та мети, є певна структура. Вона незмінна, навіть якщо написаний документ відправляється в іншу країну.
- Контактні дані отримувача (ім’я та адреса).
- Контактні дані відправника (ім’я та адреса).
- Дата написання.
- Привітання.
- Основна частина.
- Заключення.
- Підпис, ініціали автора.
- За бажанням — додатки.
Якщо мова йде про електронний лист, в разі додавання до нього додатків бажано вказувати в листі, що вони наявні. Якщо додатки відсутні, ваш співрозмовник зможе відразу це помітити.
Remember that formal letters begin and end with either.
- Dear Sir/Madam, Yours faithfully, or
- Dear Mr/Mrs/Ms Smith, Yours sincerely,
All formal letters begin with the reason for writing-e.g. I am writing to request/ to inform you../ to notify you../to complain about…/
to apologise for../to apply for/etc
In addition, you can include one or more of the following:
- who you are-eg. Iam writing in my capacity as manager of Home Foods Limited to…
- a reference to a previous communication-e.g. lam writing in response to your letter dated 13th February…
- details of place, time, people spoken to etc-eg… during my stay at the London Hilton between 2nd and 5th March.
Depending on the reason for writing, letters can end with one or more of the following:
- a summary of the main body
- a reiteration of the reason for writing
- a reassurance
- an expression of gratitude
- a reference to future action
Які правила написання діловою англійською?
Пам’ятаємо про ввічливість та граматичні правила — це один з головних пунктів. Якщо ви використовуєте e-mail, відразу налаштуйте стандартні правила оформлення — 12 розмір шрифту, вирівнювання по лівому краю, абзац 1,25 та одинарні пробіли.
При написанні дотримуємося таких рекомендацій:
- Правильний стиль. При написанні дотримуємося офіційно-ділового стилю. Не потрібно додавати емоцій в текст або розповідати інформацію так, як ви б це сказали подрузі. Якщо у вас виникають труднощі з використанням офіційно-ділового стилю — репетитори з англійської мови з радістю допоможуть. Кожен з перевірених фахівців — справжній майстер своєї справи, і легко пояснить усі тонкощі використання офіційно-ділового стилю.
- Скажіть «ні» штампам та скороченням. Уникайте кальки з інших мов, наприклад, дослівного перекладу з українською. Також не варто використовувати скорочення — краще напишіть повністю назву установи, компанії чи конкурсу. В жодному разі не можна використовувати жаргонні слова — вони призначені лише для неформального спілкування.
- Використовуємо особистісні займенники. Вони допомагають зробити текст більш уособленим, але при цьому не додають емоцій.
- Виключіть ідіоми та окличні речення. Це краще лишити для спілкування з друзями, або з колегами в неформальних обставинах. Для офіційних документів це неприпустимо.
- В кінці листа зазначте запит або причину написання листа. Важливо зробити це саме в кінці, щоб коли співрозмовник дочитає ваш лист, він точно запам’ятав, що саме ви хотіли.
Після написання, обов’язково перевірте текст на помилки. Це важливо, адже під час написання дуже легко пропустити хибодрук або іншу помилку. Важко виправляти помилки? Cerrera допоможе знайти викладача, який пояснить правила написання та інші граматичні цікавинки. Тоді вам не доведеться сумлінно перевіряти кожне слово і шукати його написання в словнику — ваших знань буде достатньо для самостійного написання правильного ділового листа англійською.
